O que considerar na escolha do centro de eventos?

Seja qual for a ocasião, celebrar é uma das coisas mais gostosas da vida. Mas escolher corretamente o centro de eventos para sua festa, convenção ou reunião é uma dificuldade e tanto.

centro de eventos morotin santa maria

Há vários fatores que contribuem para a realização de um evento ou festa de sucesso, com a escolha do local sendo um dos principais deles. Por isso, preparamos algumas dicas e itens que devem ser considerados na hora de fechar contrato e começar a organização do seu evento.

Tipo de evento — A primeira dica é tão óbvia que muitos esquecem: o espaço deve ser pensado de acordo com o tipo de evento. Não adianta pegar um centro de convenções com palco e cadeiras se o que você precisa é de uma pista e espaço para mesas.

Número de convidados — Os convidados precisam ficar confortáveis durante o evento e, por isso, a escolha do espaço também deve considerar sua capacidade para receber as pessoas, com sobras para que o evento possa “crescer”, receber mais gente do que o previsto inicialmente.

Quem trabalha com organização de eventos já está acostumado com as mudanças até sua realização, mas aqueles que não têm prática, costumam escolher o espaço com capacidade contadinha, e aí, começa a chegar mais gente no dia e já viu o “desastre”…

Antecipação — A escolha de um centro de eventos deve ser o primeiro passo na organização, o pontapé inicial, já que sabendo qual é o espaço disponível, como pode ser explorado e em qual horário o espaço fica mais interessante. Segundo a cerimonialista Lidiane Ferro, a escolha do local também deve considerar aspectos contratuais, como se é oferecido serviço de buffet ou bebidas inclusos.

Jogue tudo numa planilha — Para trabalhar melhor a organização do evento, seja ele festa de formatura, convenção de vendas, festa de casamento, festa de debutantes, workshop, palestras etc. Crie uma planilha para controlar os convidados, outra para listar os profissionais e empresas contratadas, outra para o cronograma e datas-chave para o evento, e por aí vai.

Infraestrutura — É comum que os centro de eventos e salões de festa divulguem as dimensões do espaço disponível para locação na internet. É o caso do Park Hotel Morotin e do Hotel Morotin. Importante também considerar o que será servido aos convidados (pela necessidade de um bar ou uma cozinha), se vai ter música/banda/apresentador, entre outros itens. Mas se o estabelecimento pretendido não divulga suas dimensões e estrutura, é bom pensar em outro lugar.

Registro — Quem já tentou contratar um fotógrafo e um videomaker (profissional que produz a filmagem e edição), sabe o quanto a agenda é um ponto complicado. Principalmente os mais famosos e requisitados costumam fazer trabalhos quase que diariamente, então, o quanto antes esses profissionais forem contratados, melhor. A não ser que não seja necessário registrar o evento.

Mas oras, que evento é esse que não precisa ser registrado?! Não existe, né?